Mehr Zeit am Menschen

So funktioniert Enterprise Service Management in der Pflege mit Jira Service Management und Microsoft 365.

Pflege im Quadrat ist Vorreiter in der ambulanten Pflege beim Thema Digitalisierung. Die Pflegebranche ist stets mit dem kritischen Faktor der Zeitersparnis konfrontiert: Es gilt Zeit durch effizientere Prozesse im Inneren zu gewinnen, damit das Pflegepersonal mehr davon für die tatsächliche Pflege, mehr Zeit am Menschen hat.

Die Herausforderung: Zeitersparnis für Pflegekräfte

Insbesondere bei der ambulanten Pflege ist es notwendig, dass interne Prozesse verschlankt werden. Das Ausfüllen von Papierformulare, langwierige manuelle Korrespondenz, das umständliche Mieten eines Poolwagens, Anfragen für neue Hardware, oder Support für Software: Bei all diesen Maßnahmen war es das Ziel von Pflege im Quadrat Zeit für die Belegschaft zu sparen. Kostbare Stunden, die für die zu pflegenden Menschen aufgewendet werden können!

Pflege im Quadrat hatte bereits Jira Service Management für den hauseigenen Servicedesk und das gesamte Enterprise Service Management eingeführt. Da viele Pflegefachkräfte mit Microsoft Teams und der Kommunikation mit Android Smartphones bereits vertraut sind, wurde deutlich, dass eine Schnittstelle zwischen Jira Service Management (JSM) und Microsoft 365 benötigt wird. Mit diesen Tools können Prozesse zwischen dem Backoffice-Team und den Pflegekräften verbessert und effizienter gestaltet werden.

Fabian Klenk, CTO bei Pflege im Quadrat, hat sich dem Projekt der Digitalisierung von internen Prozessen in der Pflegebranche mit Herzblut angenommen. Digitale Prozesse sollen es den Mitarbeiter*innen so einfach wie möglich machen. Bei einem nicht sehr technik-affinen Publikum setzt Pflege im Quadrat auf einen zentralen Toolansatz: „Microsoft Teams first“.

Zentraler Toolansatz: Microsoft Teams first

Um den Pflegekräften die tägliche Arbeit zu erleichtern, hat das Team von Fabian Klenk Microsoft Teams als zentrales Kommunikationstool etabliert und notwendige Schnittstellen zu Jira Service Management bereitgestellt.

Mit yasoons Appp Microsoft 365 for Jira wurde das JSM Serviceportal in Microsoft Teams eingebettet. Keine Pflegefachkraft muss sich an eine Jira-URL oder Passwort erinnern, alles ist per Smartphone, Tablet und PC in Microsoft Teams auffindbar. Durch den Single-Sign-On muss man sich nicht einmal mehr erneut einloggen. Das ist praktisch für Pflegekräfte, die von unterwegs arbeiten und sich auf die zu pflegenden Menschen konzentrieren müssen.

Ein viel genutztes Feature ist, dass man direkt aus dem Jira-Ticket heraus eine Konversation im Microsoft Teams Channel oder Chat mit den entsprechenden Mitarbeiter*innen starten kann. Die Kommunikation wird damit sowohl für die Pflegekraft, als auch für die Backoffice-Kraft einfacher und unterbrechungslos.

Durch die Integration des JSM Serviceportals in Microsoft Teams haben alle Mitarbeiter*innen einen unmittelbaren Kanal, um Servicetickets zu erstellen. Wie der Prozess sich für Pflege im Quadrat verbessert hat und wie sie die Herausforderung des Enterprise Service Managements mit Jira Service Management und Microsoft Teams gelöst haben, gibt es hier im Video zu sehen:

Mehr Zeit am Menschen Dank vollintegriertem Enterprise Service Management

Mittlerweile arbeiten alle Pflegekräfte bei Pflege im Quadrat GmbH mit Microsoft 365 for Jira, Papierformulare und manuelle Korrespondenz sind auf ein Minimum reduziert. Die interne Kommunikation läuft für alle Beteiligten unterbrechungslos. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg in die Digitalisierung der Pflegebranche.

Über die Pflege im Quadrat GmbH

• Firmenname: Pflege im Quadrat GmbH
• Social Media: Facebook & Instagram
• Unternehmenssitz: Mannheim, Deutschland
• Branche: Ambulante Pflege
• Mitarbeiter: 380
• Über: Das Unternehmen Pflege im Quadrat wurde 2010 gegründet. Das Angebot des Mannheimer Unternehmens umfasst neben klassischen ambulanten Pflegediensten, auch Betreuungsdienste, Service- und Gesundheitsdienste. Mit 6 Niederlassungen ist Pflege im Quadrat in der Mannheimer Region stark etabliert.